Externes Vertrags(risiko)management

In der Praxis gibt es eine Vielzahl von Geschäftsbeziehungen die auf Selbstreporting-Klauseln oder auf für den einen Vertragspartner nicht vollständig transparenten Abrechnungsgrundlagen basieren. Sie setzen ein hohes Maß an Vertrauen in die Richtigkeit und Angemessenheit der Daten und Kontrollen des anderen Vertragspartners voraus. Beispiele sind Rahmen- oder Franchiseverträge mit besonderen Abrechnungsklauseln, besondere Dienstleistungsabrechnungen, Lizenzverträge, performanceabhängige Bonus- oder Rückvergütungsprogramme, Rabattklauseln, volumenbasierte Nachlässe oder intransparente Aufteilungen bei Arbeitsgemeinschaften oder Kooperationen.

 

 

Häufig sind in diesen Fällen die Kommunikationsregeln und -wege für ein adäquates Risikomanagement nicht ausreichend vertraglich formuliert. Zudem zeigt die Erfahrung, dass die tatsächlichen Abrechnungen oft fehlerbehaftet sind, wobei das IKS des Informationsempfängers dies aber alleine nicht feststellen kann. In der Folge entstehen vielfach nicht unerhebliche Vermögensnachteile.

 

Das Risiko derartiger Vertragsbeziehungen wird häufig stark unterschätzt sowie vertraglich vereinbarte Rechte zur Überprüfung nicht ausgeübt. Hier kann als Einstieg ein von einem externen Dritten durchgeführter Review bzw. ein Vertrags-Audit valide Hilfestellung schaffen sowie Risiken und Verbesserungsmöglichkeiten aufzeigen, insbesondere weil aus Gründen des Konkurrenzschutzes oder der Gefahr der Befangenheit der Einsatz von eigenen Ressourcen der Vertragspartner häufig nicht in Frage kommt.

 

 

Der Nutzen für den Auftraggeber ist dabei neben der Erfüllung der Risikomanagementanforderungen und der Verbesserung des IKS insbesondere auch monetärer Art in Form ggf. höherer Abrechnungen bzw. Rückerstattungen. Genau an diesem Optimierungspotential setzen unsere Dienstleistungen. Als Wirtschaftsprüfungsgesellschaft sind wir den professionellen Umgang mit der  Vertraulichkeit bei unserer Arbeit gewohnt. Zudem können wir im Rahmen unseres interdisziplinären Ansatzes auf das umfassende rechtliche Know-how der Rechtsanwälte der axis-Beratungsgruppe zurückgreifen.

 

 

Unsere Leistungen beinhalten insbesondere:

• Analyse der Vertragstypen, der Risiken, des “Vertrags-IKS” und der Möglichkeiten zur Verbesserung des IKS (auf Seiten beider Vertragspartner)
• Beratung bei der Konzeption und Umsetzung eines Vertrags(risiko)managements für Verträge mit Selbstreporting-Klauseln oder unklaren Abrechnungsgrundlagen (Strategie, Vertragsgestaltung, laufendes Vertragsmanagement, Review-Programme, Reporting-Anforderungen und -wege etc.)

• Durchführung von Audits beim Informationsgeber zur Überprüfung der Richtigkeit der Abrechnungen und des Reportings, Ausfüllung der vertraglich vereinbarten Review- bzw. Prüfungsrechte als unabhängiger Dritter

 

Geschäftspartner-Compliance

Neben den Risiken der Vertragserfüllung sind auch schon die Risiken bei der Generierung der Vertragsbeziehung bedeutsam. Risikomanagement setzt bereits bei der Auswahl der Geschäftspartner, also Prozessen vor Beginn der Geschäftsbeziehung mit Lieferanten, (Groß)kunden, Beratern etc. an. Die adäquate Behandlung dieser Risiken ist aber in vielen Risikomanagement- und Compliance-Systemen nicht oder nicht ausreichend vorgesehen; ein IKS zur “Genehmigung” des Geschäftspartners nach vorhergehender Analyse und Bewertung fehlt.

 

Neben der Analyse des bestehenden Geschäftspartnermanagements und Ableitung von Verbesserungsmöglichkeiten bieten wir Ihnen auch die Beratung bei Konzeption und Umsetzung einer risikoorientierten Geschäftspartner-Compliance.

 

 

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